Quản lý tài chính tòa nhà văn phòng là hoạt động kiểm soát các chi phí vận hành tòa nhà, bao gồm cả nguồn tiền vào và dòng tiền ra.

Bất kể tòa nhà nào cũng cần sử dụng chi phí để có thể vận hành, và mỗi tháng hoặc theo kỳ, khách thuê cần nộp một khoản phí thuê và phí dịch vụ nhất định. Số tiền này được xuất chi cho nhiều hoạt động khác nhau như tiền điện, tiền nước, chi phí thuê nhân công, phí dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà…

Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính tòa nhà văn phòng 

Việc thiết lập quy trình triển khai cũng là một phần trong việc quản lý tài chính tòa nhà, giúp kiểm soát được dòng tiền một cách chi tiết hơn, bao gồm các bước sau đây:

Bước 1. Xác định các khoản thu và chi 

– Tiến hành rà soát, làm việc với chủ đầu tư và các bộ phận liên quan về các khoản thu, chi.

– Xác định các hoạt động cần thu, chi bao gồm: điện, nước, phí dịch vụ, tiền công… và đối tượng thu chi: khách thuê, điện lực, nước sạch, cơ quan thuế….

– Phân loại các khoản phí trên theo thời gian thu hoặc chi, mức độ cấp thiết và tần suất thực hiện.

Việc xác định rõ các khoản thu chi giúp ban quản lý tòa nhà văn phòng có kế hoạch minh bạch và chi tiết, tránh việc bị nhầm lẫn hay thiếu sót, ảnh hưởng tới hoạt động chung của tòa nhà.

Bước 2. Lên kế hoạch các hoạt động thu và chi 

Dựa trên việc xác định các khoản thu và chi, ban quản lý cần thiết lập kế hoạch cho từng khoản này, để đảm bảo dòng tiền vẫn “chảy” liên tục và xuyên suốt, tránh ảnh hưởng tới việc vận hành tòa nhà. Đây là hoạt động quan trọng nhất trong quản lý tài chính tòa nhà văn phòng. Kế hoạch bao gồm những nội dung sau:

– Các hạng mục và chi tiết nội dung khoản thu và chi

– Thời gian thực hiện các khoản thu và chi đó

– Quy trình thực hiện và người chịu trách nhiệm cho các hạng mục đã nêu trên

Bên cạnh đó, ban quản lý cũng cần lên kế hoạch phòng tránh rủi ro về tài chính nếu kế hoạch không được thực hiện trong một vài trường hợp như: chưa thu được tiền của khách thuê, ngân sách chi bị vượt quá chỉ tiêu, hay khách thuê đột ngột dừng hợp đồng…

Bước 3. Lập báo cáo tài chính định kỳ 

Trong báo cáo tài chính định kỳ sẽ bao gồm những khoản thu, chi được liệt kê theo từng kỳ  và theo từng hạng mục, bao gồm cả tổng số tiền thu chi hay những vấn đề tài chính hiện tại đang gặp… Báo cáo tài chính này không chỉ để trưởng ban quản lý tòa nhà xem xét mà còn dùng để gửi cho chủ đầu tư. Điều này giúp trưởng ban có những chiến lược chi tiêu và vận hành phù hợp với ngân sách đang có, giúp chủ đầu tư nắm bắt rõ dòng tiền trong tòa nhà của mình, và có những chiến lược phù hợp cho dự án hiện tại cũng như các dự án khác.

Bước 4. Tham vấn chủ đầu tư về vấn đề tài chính 

Sau những báo cáo và việc tổng kết nội dung định kỳ, ban quản lý sẽ hiểu rõ về tài chính hiện tại của tòa nhà. Bên cạnh đó, ban quản lý cũng có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn đối với những vấn đề hiện tại của tòa nhà như việc quản lý, vận hành các hạng mục bảo trì, vệ sinh, chăm sóc khách thuê…

Từ đó có thể đưa ra những đề xuất, tham vấn cho chủ đầu tư về các hạng mục cần tăng hoặc giảm chi phí, giúp tối đa hóa lợi nhuận cho chủ đầu tư.

Nguyên tắc quản lý tài chính tòa nhà văn phòng

Nhằm đảm bảo mọi vấn đề tài chính được rõ ràng và uy tín, tránh những sai sót không đáng có, ban quản lý tòa nhà cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây trong việc quản lý tài chính tòa nhà văn phòng:

Nguyên tắc thứ nhất: Minh bạch quỹ tiền 

Minh bạch quỹ tiền là điều mà bất kỳ khách thuê và chủ đầu tư nào cũng đều mong muốn khi làm việc với ban quản lý tòa nhà.

Và việc minh bạch quỹ tiền sẽ đơn giản hóa hơn khi các công việc như tạm ứng, ghi biên lai, xuất hóa đơn và sắp xếp hàng hóa vào kho lưu trữ được thực hiện một cách khoa học, cụ thể như sau:

– Đối với hàng hóa có giá trị nhỏ cần tạm ứng bằng hệ thống tiền mặt

– Sau khi thanh toán hoặc thu phí cần có biên lai chính thức

– Sử dụng tài khoản ngân hàng với chủ tài khoản là ban quản trị để dùng cho các khoản thu và chi quản lý tòa nhà

– Tất cả báo cáo ngân hàng, sổ sách phải được lưu trữ một cách khoa học bởi thủ quỹ

Nguyên tắc thứ hai: Đảm bảo báo cáo tài chính theo định kỳ 

Báo cáo tài chính là cơ sở để cung cấp thông tin về tình hình biến động của dòng tiền trong tòa nhà văn phòng, đáp ứng yêu cầu của ban quản lý và chủ đầu tư tòa nhà.

Trong đó, ban quản lý có trách nhiệm thực hiện báo cáo tài chính ngay sau khi ban được thành lập, thời hạn đưa ra chậm nhất là 15 ngày, và được lặp lại theo định kỳ hàng năm.

Bên cạnh đó, trong hội nghị thường niên của tòa nhà, báo cáo tài chính định kỳ và báo cáo của kế toán (nếu có) sẽ được đưa ra và xem xét.