Thực hiện bảo trì theo đúng khuyến cáo và yêu cầu của nhà sản xuất được xem là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận kỹ thuật trong quản lý vận hành tòa nhà. Kế hoạch bảo trì cần được xây dựng định kỳ hàng năm, dựa trên 04 cơ sở chính, bao gồm quy định của Bộ Xây dựng, hướng dẫn của nhà sản xuất hay đơn vị lắp đặt, đặc thù và định mức tiêu hao của hệ thống kỹ thuật. Việc lên kế hoạch bài bản và thực hiện công tác bảo trì hiệu quả sẽ giúp tăng tuổi thọ của tòa nhà, tối ưu hệ thống để tiết kiệm năng lượng sử dụng và đảm bảo an toàn cho người sử dụng.
Thực tế, với các Chủ đầu tư hay đơn vị quản lý chưa có nhiều kinh nghiệm trong vận hành, việc lập kế hoạch bảo trì sẽ khó tránh khỏi sự xuất hiện của các vấn đề gây trở ngại và tác động đến kết quả cuối cùng. Dưới đây là những rủi ro có thể gặp phải khi xây dựng kế hoạch bảo trì
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BẢO TRÌ TOÀ NHÀ BAO GỒM NHỮNG HẠNG MỤC NÀO?
1. Nhân sự tham gia
Bên cạnh trình độ chuyên môn và kinh nghiệm vận hành, đội ngũ kỹ thuật tại dự án cần được đào tạo định kỳ để nâng cao nghiệp vụ và khả năng xử lý các vấn đề phát sinh.
Tuy nhiên, tùy vào mức độ phức tạp của hệ thống kỹ thuật, hoạt động bảo trì cần được linh động thực hiện bởi kỹ thuật viên nội bộ hoặc đơn vị thuê ngoài, làm sao để tối ưu nguồn lực và đảm bảo tính hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, Chủ đầu tư cũng cần xác định rõ người xây dựng kế hoạch, người có thẩm quyền phê duyệt và người phụ trách chính.
2. Danh mục hệ thống kỹ thuật cần bảo trì
Bảo trì hệ thống kỹ thuật phải bao gồm cả 02 nội dung: Hệ thống cơ sở vật chất (móng, trụ, tường, mái…) và hệ thống cơ điện (hệ thống điện, hệ thống điều hòa không khí và thông gió, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống xử lý nước thải, hệ thống phòng cháy chữa cháy…). Mặc dù hệ thống cơ sở vật chất ít biến đổi và có tuổi thọ lâu dài, song Chủ đầu tư vẫn cần xem xét hiện trạng, đánh giá, đặc biệt với các dự án đã hoạt động trên 5 năm.
Việc bao quát toàn bộ danh mục thiết bị, máy móc cần bảo trì sẽ giúp Chủ đầu tư lên kế hoạch và phân bổ chi phí hợp lý. Chẳng hạn, các hạng mục phức tạp như bảo trì hệ thống thang máy, trạm điện hay hệ thống PCCC có thể nằm ngoài khả năng xử lý của kỹ thuật viên nội bộ và cần chi phí thuê đơn vị phụ trách chuyên biệt bên ngoài.
Kỹ sư trưởng sẽ chịu trách nhiệm lên danh sách các thiết bị, máy móc cần bảo trì và phân thành các hạng mục riêng bao gồm các ghi chép chi tiết về chủng loại, số lượng và hiện trạng. Trường hợp phát sinh máy móc hư hỏng trong quá trình sửa chữa, các nhân viên kỹ thuật cần ngay lập tức thông báo với Chủ đầu tư và Kỹ sư trưởng để bổ sung, thay mới kịp thời.
3. Thời gian và tiến độ thực hiện
Căn cứ vào đặc thù của từng hạng mục, Kỹ sư trưởng sẽ quyết định khoảng thời gian thích hợp để thực hiện bảo trì. Việc lên kế hoạch rõ ràng về thời gian và tiến độ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân công, tránh gây ảnh hưởng đến khách hàng đang sử dụng dịch vụ tại toà nhà.
4. Kế hoạch tài chính và dự kiến kinh phí bảo trì
Chủ đầu tư cần nắm rõ các yêu cầu của Nhà nước liên quan đến hoạt động bảo trì bảo dưỡng. Điều 34 của thông tư 02/2016/TT-BXD đã quy định chỉ được sử dụng chi phí vận hành tòa nhà để tiến hành bảo trì cho các phần sở hữu chung, vì vậy, Chủ đầu tư cần căn cứ vào các quy định của pháp luật để tổng hợp đầy đủ các hạng mục cần thi công bảo trì, từ đó đưa ra dự kiến kinh phí cần thiết.
5. Hồ sơ bảo trì toà nhà
Bộ hồ sơ bảo trì sẽ là phương tiện để Chủ đầu tư theo dõi quá trình bảo trì toà nhà, từ đó quản lý, kiểm soát và đánh giá kết quả của quá trình bảo trì. Hồ sơ bảo trì tòa nhà bao gồm các giấy tờ:
– Kế hoạch bảo trì chung cư
– Các hồ sơ tài liệu phục vụ cho quá trình bảo trì tòa nhà đã được phê duyệt: lý lịch thiết bị, bản vẽ các công trình, công cụ được sử dụng bảo trì…
– Kế toán bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà theo kế hoạch đề ra
– Kết quả kiểm tra, theo dõi công tác thực hiện bảo trì
– Kiểm định chất lượng thực hiện công trình
– Đánh giá mức độ an toàn chịu lực, an toàn vận hành
NHỮNG RỦI RO CÓ THỂ GẶP TRONG QUÁ TRÌNH BẢO TRÌ BẢO DƯỠNG TÒA NHÀ
Một kế hoạch bảo trì tòa nhà được xây dựng dù đã bao hàm đầy đủ các hạng mục trên, song vẫn có thể gặp phải những vấn đề ảnh hưởng tới quá trình thực hiện. Chủ đầu tư cần lường trước các vấn đề này để quản lý rủi ro hiệu quả, tránh làm gián đoạn công tác bảo trì.
1. Đội ngũ thiếu chuyên môn và kinh nghiệm
Không ít sai sót, thậm chí tai nạn xảy ra do đội ngũ kỹ thuật còn thiếu chuyên môn về hệ thống cơ điện trong một tòa nhà, quy trình và cơ chế bảo trì chung hay chưa được cọ xát với việc bảo trì kỹ thuật trên thực tế. Điều này có thể dẫn tới tốn kém nhân lực, thời gian và chi phí, cũng như giảm hiệu quả của công tác bảo trì. Hơn nữa, yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng đối với đội ngũ kỹ thuật cần phải thay đổi là điều tất yếu trong công cuộc chuyển đổi số hiện đại.
Những năm trở lại đây, việc phát triển toà nhà thông minh ở Việt Nam đang ngày càng được quan tâm. Các toà nhà thông minh được thiết kế với những tính năng hiện đại như hệ thống quản lý thông minh, hệ thống an ninh, hệ thống điều hòa, hệ thống chiếu sáng tự động và tiết kiệm năng lượng. Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý bất động sản sẽ giúp tối ưu hóa chi phí năng lượng, tăng cường an ninh, an toàn cho người sử dụng và tạo ra môi trường làm việc, sống tiện nghi, hiện đại và tiên tiến hơn. Điều này đòi hỏi bộ phận kỹ thuật tại dự án phải được cập nhật các xu hướng công nghệ mới trong vận hành, cũng như được đào tạo trau dồi chuyên môn để thích ứng và nâng cao chất lượng quản lý.
2. Phân bổ chi phí không hợp lý, rõ ràng
Nếu không hiểu rõ toàn bộ hệ thống kỹ thuật của toà nhà, Chủ đầu tư rất khó đánh giá mức độ phù hợp của bản kế hoạch và phân bổ chi phí bảo trì. Chỉ khi hoạt động bảo trì diễn ra và sự thiếu hụt chi phí xuất hiện, Chủ đầu tư mới nhận thấy rõ những rủi ro phát sinh do sự phân bổ bất hợp lý.
Trong bối cảnh thị trường bất động sản gặp khó khăn chung, nhiều Chủ đầu tư có xu hướng tìm các giải pháp cắt giảm chi phí nhằm tối ưu ngân sách vận hành và lợi nhận. Điều này có thể vô tình dẫn đến những sự cố phát sinh, tốn kém chi phí thay mới trong dài hạn. Ví dụ, việc lựa chọn trang thiết bị, máy móc kỹ thuật có giá thành rẻ sẽ giúp giảm chi phí trong kế hoạch bảo trì. Tuy nhiên, nếu chất lượng thiết bị không được đảm bảo, Chủ đầu tư có thể phải thay thế thiết bị thường xuyên hơn, đối mặt với nhiều sự cố nghiêm trọng hơn. Chính vì vậy, khi đưa ra các quyết định cắt giảm chi phí, Chủ đầu tư cần xem xét tác động dài hạn và lợi ích cho dự án cũng như người sử dụng.
3. Kế hoạch bảo trì không được xây dựng đầy đủ theo quy định
Nhiều Chủ đầu tư chỉ khi nhìn thấy sự xuống cấp của hệ thống kỹ thuật mới tiến hành bảo trì. Đây là tư duy cần tránh nếu muốn kéo dài tuổi thọ của dự án, đảm bảo hoạt động vận hành ổn định và duy trì sự hài lòng của cư dân và khách thuê.
Kế hoạch bảo trì cần được điều chỉnh và xây dựng hàng năm, tránh dập khuôn theo kế hoạch của những năm trước đó. Đâu là 04 cơ sở chính để Chủ đầu tư xây dựng kế hoạch bảo trì phù hợp? Tìm hiểu ngay tại đây.
4. Sở hữu chung, riêng không được phân định rõ ràng
Điều 11 Thông tư 02/2016/TT-BXD đã phân định rõ các bên chịu trách nhiệm bảo trì phần sở hữu chung và sở hữu riêng, trong đó, chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm bảo trì phần sở hữu riêng và đóng góp kinh phí để thực hiện bảo trì phần sở hữu chung. Việc phân định sở hữu chung – riêng tại chung cư đã được quy định khá rõ trong Luật Nhà ở, nhưng trên thực tế, vấn đề này lại phát sinh nhiều tranh chấp nhất.
NHỮNG LƯU Ý KHI LẬP KẾ HOẠCH BẢO TRÌ
1. Hiểu đúng và đủ hiện trạng toà nhà
Một kế hoạch bảo trì hiệu quả phải phản ánh đúng tình trạng toà nhà trên nhiều khía cạnh và đòi hỏi góc nhìn vận hành toàn diện từ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm. Do đó, nhiều Chủ đầu tư có xu hướng uỷ thác cho một bên thứ ba khảo sát định kỳ, đưa ra những tư vấn độc lập. Đây sẽ là cơ sở để Chủ đầu tư tham chiếu với kế hoạch bảo trì hiện tại và điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả vận hành. với từng dự án, hỗ trợ Chủ đầu tư những bước nền tảng trong công tác bảo trì.
2. Thực hiện giám sát kỹ thuật định kỳ
Để hoạt động giám sát định kỳ diễn ra ổn định mà không tốn nhiều thời gian và nhân lực, đội ngũ kỹ thuật tại dự án cần hiểu rõ hệ thống kỹ thuật của toà nhà, nắm được thực trạng của tất cả các thiết bị, hỗ trợ Chủ đầu tư đưa ra giải pháp sữa chữa, bảo trì hợp lý.